Planera fest för 100–140 personer: Checklista och logistik

När du ska planera fest för 100 personer eller upp till 140 gäster är det logistik, yta och rätt utrustning som avgör om kvällen blir lyckad. Det korta svaret på vad du behöver är: ett tält på cirka 100 kvadratmeter, mellan 17 och 24 bord med stolar, anpassat ljud och ljus samt en tydlig tidsplan för montering och leverans. I den här guiden bryter vi ner exakt hur du planerar och bygger upp en fungerande struktur för ett stort event.

Vi är Sveriges största leverantör av uppblåsbara partytält och vet vad som krävs när gästlistan växer. Att arrangera en fest för över hundra personer i en tillfällig lokal kräver framförhållning, men genom att bocka av tält, möbler och teknik i rätt ordning bygger du upp en stabil grund för kvällen.

Tidslinje och checklista: Att planera fest för 100 personer

En stor fest kräver en strukturerad tidslinje. Här är de viktigaste hållpunkterna för att säkerställa att utrustningen finns på plats.

2–3 månader innan:

• Sätt datum och skicka ut inbjudningar för att få en uppskattning om ni blir 100 eller närmare 140 personer.
• Boka tältet. För sällskap i den här storleken behöver du ett tält på 100 kvadratmeter.
• Läs mer om kapacitet i vår guide om tält för 100 personer.

1 månad innan:

• Spika gästlistan.
• Boka bord och stolar baserat på exakt antal deltagare.
• Planera ljud, ljus och eventuell DJ.
• Säkerställ att ytan där tältet ska stå är uppmätt och fri från hinder.

Veckan innan:

• Koordinera transport och montering. Om vi ska leverera, exempelvis om du hyr partytält i Stockholm, räknas transportpriset ut direkt i bokningsformuläret utifrån körsträckan.
• Dubbelkolla att du har bokat tillräckligt med belysning och rökmaskiner.

Välj rätt partytält för 100–140 personer

När gästlistan passerar 100 personer räcker inte längre standardtälten. Du behöver utrymme för både sittande middag och ett eventuellt dansgolv. Våra största tält är anpassade just för denna skala och erbjuder 100 kvadratmeter golvyta.

I dessa modeller får du plats med cirka 80–100 sittande gäster. Om festen övergår i mingel eller dansgolv rymmer tälten mellan 120 och 140 dansande personer. Observera att dessa siffror inte ska adderas; det handlar antingen om sittplatser eller ståplatser/dansgolv.

För en klassisk fest med middag och dans är våra 10x10-tält optimala. De har en entréöppning som är 1,5 meter bred och 2 meter hög, vilket ger ett bra flöde när många gäster ska in och ut. Om du är ute efter en renodlad klubbkänsla kan den Svarta Igloon vara ett bättre alternativ. Den stänger ute allt dagsljus och skapar en intensiv festival- eller nattklubbsmiljö.

Möblera tältet: Bord och stolar för stora sällskap

Att räkna ut exakt antal möbler är ett av de viktigaste stegen. Vi hyr ut bord och stolar i färdiga paket. Ett rektangulärt bord med 6 klappstolar hyrs ut från 449 kr.

Räkneexempel för möblering:

• För exakt 100 sittande gäster behöver du 17 bord (17 bord × 6 stolar = 102 platser).
• För 120 gäster krävs 20 bord (120 platser).
• För 140 gäster behövs 24 bord (144 platser). Notera dock att om du vill få in 140 sittande gäster krävs fler eller större tält, då 100 kvadratmeter rymmer maximalt ca 100 sittande.

För en fördjupning i hur du bäst ställer upp borden och maximerar ytan, läs vår artikel om att hyra bord och stolar till festen.

Ljud, ljus och underhållning

Ett tält på 100 kvadratmeter ställer högre krav på ljudanläggningen än en vanlig hemmafest. Ljudet måste nå ut till alla hörn utan att eka eller försvinna.

Bland våra tillbehör finns batteridrivna och kraftfulla högtalare som JBL PartyBox 310 (från 395 kr/st). För ett sällskap på 100–140 personer rekommenderar vi att man hyr minst två stycken och parkopplar dem, förutsatt att du inte anlitar en DJ som har med sig egen rigg. Vi erbjuder hyra av DJ inklusive komplett utrustning från 4 995 kr.

Ljus är lika viktigt. Eftersom våra svarta uppblåsbara tält stänger ute ljus helt, måste du belysa tältet ordentligt. Partyljus och stämningsbelysning finns att hyra från 395 kr. En rökmaskin (från 295 kr) förstärker ljuseffekterna avsevärt och bygger upp en nattklubbskänsla snabbt.

Skapa en tydlig entré

När 100 till 140 gäster anländer samtidigt kan det lätt uppstå köer. Att ha en strukturerad entré underlättar flödet. Ett smart tillägg till det stora huvudtältet är vårt Entrétält. Det är 6x4 meter (24 kvadratmeter) och fungerar utmärkt som välkomstzon, garderob, biljettkassa eller en separat bar. Det håller huvudtältet fritt från jackor och skapar ett professionellt första intryck. Pris för entrétältet ges på förfrågan.

Logistik: Transport och montering

När du hyr tält av denna storlek blir logistiken en central del. Vår utgångspunkt är Olof af Acrels väg 5 i Solna.

Du har två val för transporten:

1. Självhämtning: Du hämtar utrustningen själv i Solna. Tänk på att stora tält och över 100 klappstolar kräver en rymlig skåpbil eller ett stort släp.
2. Leverans: Vi kör ut utrustningen till dig. Transportpriset beräknas automatiskt i bokningsformuläret utifrån körsträckan när du slår in din adress.

Montering ingår inte per automatik i hyrpriset. Stora uppblåsbara tält är relativt smidiga att resa med tanke på sin volym, men det kräver arbetskraft. Önskar du att vi sköter monteringen kan vi erbjuda detta, pris lämnas på förfrågan när du gör din bokning.

Att planera en fest för över hundra personer kräver att du håller koll på siffrorna, ytan och tidslinjen. Genom att boka i rätt tid, räkna borden noggrant och säkra ljud och ljus skapar du en kväll som både du och gästerna kommer att minnas. Tveka inte att skicka in en förfrågan om du vill ha hjälp att boka rätt kombination av tält och tillbehör för just ditt event.